Information om behandling av personuppgifter vid rekrytering
Vi inom Resia AB, inkl franchisetagare och Bengt Martins AB (”RTG”) bryr oss om och prioriterar din integritet. Det är därför en självklarhet för oss att alltid sträva efter att skydda dina personuppgifter på bästa möjliga sätt och att följa gällande dataskyddslagstiftning. Personuppgifter är allt som kan kopplas till dig som person och kan t.ex. vara namn och kontaktuppgifter. I detta dokument vill vi informera dig om hur vi samlar in och använder (behandlar) dina personuppgifter när du söker arbete hos oss samt vilka rättigheter du har.
Vem är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter?
När du söker en tjänst hos oss är något av följande bolag ansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter, beroende på vilket bolag tjänsten finns:
Resia AB, organisationsnummer 556164-4260
Box 1114, 405 23 GÖTEBORG
Telefon 031-63 60 00, E-post: personal@resia.se
Bengt-Martins AB, organisationsnummer 556100-3012
Box 363, 651 09 Karlstad
Telefon 031-63 60 00, E-post: personal@resia.se
Semesterbutiken i Motala AB, organisationsnummer 556566-7176
Kungsgatan 8, 591 30 MOTALA
Telefon 031-63 60 00, E-post: personal@resia.se
RWR Affärsresor AB, organisationsnummer 556581-0867
Folkungagatan 122, 100 61 STOCKHOLM
Telefon 031-63 60 00, E-post: personal@resia.se
Norra Skånes Resebyrå AB, organisationsnummer 556486-5334
Tingshusgatan 8, 281 31 HÄSSLEHOLM
Telefon 031-63 60 00, E-post: personal@resia.se
Trollhättans Resebyrå AB, organisationsnummer 556581-1790
Kungsgatan 39, 461 30 TROLLHÄTTAN
Telefon 031-63 60 00, E-post: personal@resia.se
Koch Resetjänst AB, organisationsnummer 556204-7984
Smedjegatan 2, 341 23 LJUNGBY
Telefon 031-63 60 00, E-post: personal@resia.se
Värnamo Affärsresor AB, organisationsnummer 556673-1674
Box 210, 331 22 VÄRNAMO
Telefon 031-63 60 00, E-post: personal@resia.se
Resebyrån i Östersund AB, organisationsnummer 559040-1799
Prästgatan 27, 831 31 ÖSTERSUND
Telefon 031-63 60 00, E-post: personal@resia.se
När du söker en tjänst hos RTG kommer vi behandla dina personuppgifter inom ramen för rekryteringsprocessen till just den tjänsten. Din ansökan kommer även att behandlas för att matcha mot eventuella andra tjänster än just den specifika tjänst som du sökt.
Detta innebär att ovan listade bolag kommer att ha tillgång till de uppgifter som du har lämnat om dig själv i samband med att du sökt en tjänst hos oss eller när du valt att connecta med oss.
När du väljer att connecta med oss via Resias hemsida är Resia AB, organisationsnummer 556164-4260, Box 1114, 405 23 GÖTEBORG Telefon 031-63 60 00, E-post: personal@resia.se ansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter.
Om du har några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter som vi beskriver under rubriken ”Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter?” är du välkommen att kontakta oss.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
- När du söker en tjänst hos oss
I samband med att du söker en tjänst hos oss tillhandahåller du oss information om dig själv. Sådan information är typiskt sett ditt namn och dina kontaktuppgifter såsom telefonnummer, hemadress och e-postadress. Du kan också välja att ge oss åtkomst till dina uppgifter via Facebook, LinkedIn och andra offentliga källor. Vi behandlar även de uppgifter som framgår av ditt personliga brev och CV och däribland även ditt personnummer om du har angett det. Om du genomför ett personlighetstest under rekryteringsprocessen kommer vi att behandla personuppgifter om dig i form av resultatet från ett sådant test. Om du väljer att använda vår chattfunktion kommer vi att behandla personuppgifter som du skriver om dig själv i chatten.
Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer vi att behandla personuppgifter om dig i form av uppgifter som framkommit vid intervjuer med dig eller genom dokument som du ger in för att komplettera din ansökan. Vi kommer även att behandla uppgifter om dig som vi har inhämtat genom dina referenser, exempelvis information om dig och dina kvalifikationer.
- När du väljer att connecta med oss
Om du väljer att connecta med oss behandlar vi personuppgifter om dig som du själv ger till oss, men också uppgifter om dig som du ger oss åtkomst till via Facebook, LinkedIn och andra offentliga källor. Personuppgifter vi behandlar om dig är bland annat ditt namn, e-postadress, fotografier och den information du ger oss i form av vilket arbetsområde som intresserar dig och vilken tjänst som du anser passar dig.
Varför och med vilket lagligt stöd behandlar vi dina personuppgifter?
När du söker jobb hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna administrera din jobbansökan i syfte att säkerställa att vi anställer en person som är lämplig för en viss tjänst. Vi behandlar samtliga personuppgifter vi har om dig för att kunna matcha din profil till en tjänst hos oss. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter baseras på ditt samtycke som du lämnar i samband med att du registrerar din ansökan i vårt rekryteringssystem. I vissa fall är den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter att det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen. Vi förklarar och ger dig mer information om den lagliga grunden för vår behandling nedan.
Behandlingen av dina personuppgifter baseras på ditt samtycke
I samband med att du söker en tjänst hos oss eller för att kunna Connecta med dig, ber vi om ditt samtycke för att kunna behandla och spara dina personuppgifter för framtida tjänster och rekrytering. De personuppgifter som vi kommer att behandla för ändamålet att kunna matcha din profil mot framtida tjänster på RTG och för att kunna kontakta dig, är information från din ansökan och som har tillhandahållits oss genom dig eller någon utomstående under rekryteringsprocessen.
För vårt berättigade intresse
Vi behandlar även dina personuppgifter om det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen. Våra berättigade intressen kommer endast utgöra en laglig grund för behandling av dina personuppgifter om dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter inte väger tyngre. Dina personuppgifter behandlas med stöd av en intresseavvägning där vi har gjort bedömningen att våra berättigade intressen utgör laglig grund för vår personuppgiftsbehandling, nämligen:
- för att behandla dina personuppgifter i samband med pågående rekrytering.
- för att administrera och analysera resultatet från personlighetstester; och
- för att vi ska kunna bevaka våra rättsliga intressen vid en eventuell framtida tvist. I händelse av en rättslig diskrimineringstvist kommer vi behöva viss dokumentation för att kunna bevaka våra rättsliga intressen och föra bevisning för vår syn på saken.
Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen är du välkommen att kontakta oss.
Vilka har tillgång till dina personuppgifter?
För att kunna administrera och behandla din ansökan samt för att kunna connecta med dig kommer dina personuppgifter behandlas av RTG. Vi delar även dina personuppgifter med det företag som tillhandahåller våra rekryteringsverktyg samt med våra externa IT-leverantörer. I de fall det är vi som är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter, behandlar de företag som tillhandahåller våra rekryteringsverktyg och våra IT-leverantörer dina personuppgifter på vårt uppdrag. När vi överför personuppgifter görs detta endast då vi har en laglig grund för det i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd.
RTG behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES, men vi kan i vissa fall använda leverantörer utanför EU/EES. RTG överför dock endast dina personuppgifter utanför EU/EES i den utsträckning det är nödvändigt för att hantera vår relation med dig.
När vi överför dina personuppgifter utanför EU/EES kommer vi att säkerställa att det görs i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd. Det innebär att överföring utanför EU/EES endast sker om Europeiska Kommissionen har meddelat beslut om adekvat skyddsnivå eller om lämpliga skyddsåtgärder vidtagits, t.ex. genom att företaget eller organisationen dit personuppgifter överförs är Privacy Shield-certifierade. Vi kan även föra över uppgifter utanför EU/EES om det är tillåtet enligt någon av de undantagsregler som anges i gällande dataskyddsregler.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
- Behandling av personuppgifter under pågående rekrytering
De personuppgifter som vi behandlar i syfte att administrera din ansökan till en specifik tjänst sparar vi generellt under hela rekryteringsprocessen. Om du drar tillbaka din ansökan under rekryteringsperioden kommer vi att radera dina personuppgifter och upphöra med behandlingen av dem. I vissa fall behandlar vi dina personuppgifter efter att rekryteringsprocessen är avslutad. Du kan läsa mer om detta nedan.
- Behandling av personuppgifter efter avslutad rekrytering
När du har lämnat ditt samtycke kommer vi att fortsätta behandla dina personuppgifter efter att rekryteringsperioden är avslutad. Detta i syfte att kunna matcha din profil till en eventuell framtida tjänst hos oss. För detta ändamål kommer vi behandla dina personuppgifter i två år från det att du har samtyckt till vår behandling av dina personuppgifter. Om du återkallar hela eller delar av ditt samtycke till vår behandling av dina personuppgifter kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för ändamålet att matcha din profil till en framtida tjänst hos oss.
Om du genomför ett personlighetstest kommer vi att få tillgång till ditt resultat. Resultatet kommer att raderas automatiskt efter 180 dagar.
Om du har valt att connecta med oss sparar vi dina personuppgifter för framtida rekrytering och för att underlätta rekryteringsförfarandet. För dessa ändamål kommer vi behandla dina personuppgifter i 2 år.
Vi behandlar dina personuppgifter om det är nödvändigt för att vi ska kunna bevaka våra intressen vid en eventuellt framtida diskrimineringstvist. För detta ändamål sparar vi dina personuppgifter i enlighet med gällande diskrimineringslag i två år och två månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Vid händelse av en diskrimineringstvist med dig kommer vi att spara dina personuppgifter tills tvisten är slutligt avgjord.
Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter?
Du har vissa rättigheter när det gäller behandlingen av dina personuppgifter, se nedan. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss.
- Rätt till tillgång och rätt att inge klagomål
Du har rätt att få en bekräftelse på huruvida dina personuppgifter behandlas samt en rätt att få tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas. Detta kan till exempel vara ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.
Du har rätt att lämna in ett klagomål över vår behandling av dina personuppgifter till en behörig tillsynsmyndighet. Rätten att inge klagomål påverkar inte dina möjligheter att vidta andra administrativa eller rättsliga åtgärder. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen.
- Rätt till rättelse och rätt att invända mot behandling
Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade samt, genom att tillhandahålla oss information om dina personuppgifter, komplettera ofullständiga personuppgifter (exempelvis om du har bytt telefonnummer).
Du kan när som helst invända mot personuppgiftsbehandling som grundar sig på en intresseavvägning. Detta gäller dock inte om vi kan uppvisa att våra berättigade skäl för behandlingen väger tyngre än dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter eller om vår behandling sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
- Rätt till radering (rätten att bli bortglömd) och rätt till begränsning av behandling
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Sådana förutsättningar föreligger om exempelvis personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för eller om personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt.
Du har även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Ett sådant exempel kan vara om du bestrider personuppgifternas korrekthet. Då kan vi begränsa vår behandling under en tid så att vi har möjlighet att kontrollera uppgifterna.
Rätt att återkalla SAMTYCKE
Du kan när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke med verkan från och med återkallelsen (ett återkallande har alltså inte retroaktiv verkan).
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när behandlingen grundar sig på ditt samtycke och behandlingen sker automatiserat.
______________________
Denna information fastställdes av RESIA Travel Group Aktiebolag den 25 sept 2019.
